Die Einführung der E-Rechnung wird oft als großer Fortschritt in der Digitalisierung der Buchhaltung gesehen. Doch auch wenn sie viele Prozesse beschleunigen kann, bleiben einige Herausforderungen bestehen, die zeigen, dass mit der E-Rechnung nicht alles besser wird. Besonders die Unterscheidung zwischen Validierung und Prüfung zeigt, warum eine menschliche Kontrolle weiterhin notwendig ist.
Prüfung vs. Validierung: Ein entscheidender Unterschied
Prüfung und Validierung sind zwei wesentliche, aber unterschiedliche Prozesse im Umgang mit Rechnungen. Die Prüfung umfasst die inhaltliche Kontrolle durch den Geschäftsinhaber oder die Buchhaltung: Wurden Leistungen korrekt berechnet? Sind die angegebenen Preise korrekt? Ist die Rechnung tatsächlich für mein Unternehmen bestimmt? Diese Überprüfungen sind entscheidend, da Fehler bei der Leistungserbringung oder in der Rechnungsstellung passieren können – unabhängig davon, ob die Rechnung digital oder auf Papier vorliegt.
Die Validierung hingegen konzentriert sich auf die technische Richtigkeit der Daten: Entspricht die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen gemäß §14 UStG, wie korrekte Steuernummer, Anschrift und Umsatzsteuerangaben? Diese Validierung kann zwar automatisiert werden, aber sie stellt nicht sicher, dass alle Inhalte der Rechnung korrekt sind. Eine E-Rechnung kann beispielsweise mit einer falschen Steuernummer erstellt oder an den falschen Empfänger gesendet werden. Hier zeigt sich: Auch digitale Prozesse können Fehlerquellen beinhalten.
Komplexität der Standards führt zu Fehlern
Die E-Rechnung basiert auf komplexen Standards wie X-Rechnung und Zugferd. Diese Komplexität erhöht das Risiko, dass Softwareanbieter diese Standards fehlerhaft implementieren. In der Praxis könnte dies bedeuten, dass Daten falsch zugeordnet werden, etwa indem das Rechnungsdatum im Feld der Rechnungsnummer steht, oder dass Summen von Rechnungszeilen nicht mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen. Solche Fehler führen dazu, dass E-Rechnungen abgelehnt werden müssen, was den digitalen Prozess verlangsamt, statt ihn zu beschleunigen.
Fehleranfälligkeit bei hybriden Rechnungen und KI-Unterstützung
Ein weiteres Problem entsteht bei hybriden Formaten, die aus einem PDF und eingebetteten XML-Daten bestehen, wie es bei Zugferd der Fall ist. In diesen Fällen können die Daten im Bild und im XML-Dokument unterschiedlich sein. Der Gesetzgeber schreibt ab dem 01.01.2025 vor, dass nur noch die XML-Daten rechtsverbindlich sind, was die Nutzer oft nicht verstehen und zu Unsicherheiten führen kann. Korrekturen solcher Fehler erfordern eine Stornierung und Neuausstellung der Rechnung, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Auch der Einsatz von KI zur Umwandlung von Bilddaten in hybride Rechnungen birgt Risiken. KI-Anbieter, die PDFs auslesen und diese in E-Rechnungen konvertieren, laufen Gefahr, Daten falsch zu interpretieren. Ein plakatives Beispiel wäre die Vertauschung von Rechnungsnummern und Datenfeldern, was die Richtigkeit der Rechnung stark beeinträchtigen kann.
Fazit: Die Prüfung bleibt unverzichtbar
Trotz aller technischen Fortschritte und Automatisierungen bleibt die menschliche Prüfung von Rechnungen unerlässlich. Die Digitalisierung durch die E-Rechnung bietet zwar Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich, die nicht ignoriert werden dürfen. Nur durch eine sorgfältige inhaltliche Kontrolle können Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen korrekt und rechtlich einwandfrei sind. Die E-Rechnung ist ein wertvolles Werkzeug – aber keines, das alle Probleme löst.